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¿cómo planear por objetivos?

¿cómo planear por objetivos?

La planeación por objetivos es una estratégica con el objetivo de iniciar el diseño de nuestro plan de acción, es un instrumento de programación y control de la ejecución de un conjunto de etapas y procesos de nuestro proyecto de vida.

Señalar los pasos concretos que daremos para alcanzar nuestras metas y objetivos.
Analizar el entorno para prever el escenario futuro, los riesgos y las oportunidades, los recursos y las alternativas para lograr los resultados deseados.

Definir de manera concreta  metas y establecer los objetivos para jerarquizarlos, analizar las alternativas para cumplirlos y elegir la que nos brinde mayores beneficios.
Es una herramienta administrativa que nos pueden ayudar a planear, organizar, dirigir, dar seguimiento y controlar las actividades, pasos y procedimientos de nuestro proyecto.
Son modelos de negocio para gestionar recursos a fin de sustentar nuestro proyecto de vida.

La administración por objetivos, la jerarquización de actividades, la administración del tiempo, los procesos de evaluación y las herramientas de los modelos de negocio.
La administración por objetivos es la definición clara de metas específicas a lograr, contemplando recursos disponibles en un tiempo determinado.

En el proceso de planeación es indispensable saber con qué recursos contamos y cuáles podemos conseguir, ya que tanto la planeación estratégica como la planeación por objetivos adquieren sentido e importancia en la medida en que buscan organizar, dirigir y controlar nuestros recursos disponibles para lograr las metas y objetivos.

Así, podemos darnos cuenta que para hacer un plan de acción, será necesario tener precisos ciertos elementos como:
  1. Qué hacer (diagnóstico, misión y visión)
  2. Quién(es) lo harán (liderazgo y dirección)
  3. Con qué se llevará a cabo (recursos);
  4. Cuándo se realizará (tiempo);
  5. Dónde se efectuará (lugar); y
  6. Para qué se hará (objetivos medibles y tangibles);

Esquemáticamente podemos ver el plan de acción y sus elementos de la siguiente manera:

Este cuadro nos muestra algunas relaciones entre los elementos de la administración que hemos analizado con anterioridad y otros que estudiamos ahora, como los recursos disponibles y necesarios para nuestro proyecto de vida.

Definir y especificar los recursos que se utilizarán, las personas que intervendrán, los procedimientos que se seguirán, el programa de actividades y la secuencia de las mismas, el tiempo necesario para su realización, los objetivos detectables de cada actividad y la realización de una evaluación periódica de la ejecución del plan.

Será necesario contar con un programa de evaluación y control, que nos vaya orientando acerca las desviaciones respecto de lo planeado para hacer las correcciones oportunamente o, incluso, buscar nuevas líneas de acción.

Es importante la definición de los elementos a utilizar en el plan de acción.

Para el caso de nuestro proyecto de vida la situación es similar pues se requiere plantear específicamente las metas a corto  y mediano plazo de cada unidad  o momento determinado, para ir cumpliendo nuestros objetivos.

Para definir las actividades conducentes al logro de algún objetivo, una herramienta muy útil es la WBS (Work Brakedown Structure) o EDT (Estructura Jerarquizada del Trabajo) propuesta por el PMI (Project Management Institute o Instituto de Gerencia de Proyectos).

Se parte del gran objetivo a alcanzar, y se van formando niveles de jerarquías del trabajo hasta llegar a las actividades más puntuales y primarias.

La “guía de los fundamentos de la gestión de proyectos” se conoce como Project Management Body of Knowledge o PMBOK; que  jerarquiza todo el trabajo a realizar en busca de lograr todos los objetivos y todas las actividades concretas; es decir, presenta un mapa detallado de las asignaciones específicas de tipos de trabajo que se deben realizar para concretar todas las actividades de nuestro proyecto y tener un producto final entregable.

¿Por dónde empezar? esta herramienta nos ofrece una forma organizada de abordar el problema en aras a construir un programa detallado para alcanzar el objetivo en un tiempo determinado.

La forma en que se construye este desglose del trabajo es similar a un organigrama; se parte de un objetivo que se puede dividir en algunos objetivos particulares o específicos que juntos garantizan el logro de la meta; cada uno de los objetivos particulares o específicos puede a su vez desglosarse en dos o más objetivos de tercer nivel, hasta llegar a actividades muy identificadas por su cantidad, calidad, ejecutor o ejecutores, costo, tiempo, etcétera. Así podemos decir que para lograr el objetivo general es indispensable haber alcanzado todos los objetivos particulares o específicos; los cuales no pueden darse por concluidos hasta que cada uno de ellos se haya ultimado.

Es muy importante evitar errores como:
  1. Que una actividad tenga solamente una en un nivel inferior, ya que en este caso, ya no habría nivel inferior.
  2. Que se dupliquen actividades o metas.
  3. Que alguna actividad elegida pueda eliminarse sin perjudicar el logro del objetivo del nivel inmediato superior.
  4. En este momento (la elaboración de la WBS) no importan los costos, ni los tiempos, ni las secuencias. Lo único que importa es tener muy claro el “entregable” de cada actividad, cuya existencia sea verificable.

En el ejemplo del desarrollo habitacional, podríamos optar por dividir el gran objetivo “tenerlo totalmente vendido y entregado”, en las siguientes áreas:
  1. Finanzas (recursos financieros)
  2. Mercadotecnia (estudio de mercado, promoción y ventas)
  3. Estudio del sitio, arquitectura, diseño e ingeniería.
  4. Construcción.

Si estos criterios de jerarquización los aplicamos al ejemplo del desarrollo habitacional, tendríamos como resultado lo siguiente.

Primero, en las cuatro grandes áreas que se indicaron arriba: finanzas; mercadotecnia; estudio del sitio, arquitectura, diseño e ingeniería y construcción.

Después, en finanzas, esperamos que las actividades a realizar y entregar fueran:
  1. Fuentes de financiamiento: tipos de fuente y montos (créditos, aportaciones de socios, pre-venta)
  2. Presupuestos (estimación de los costos e ingresos – utilidad esperada)
  3. Control de costos (comparación entre el presupuesto y lo real)
  4. Tesorería (cuentas de cheques, inversión, pagos, cobranza, etcétera)
  5. Contabilidad (balance, flujo de efectivo y estado de resultados)
Asimismo, podríamos subdividir las fuentes de financiamiento en otras categorías como:
  1. aportaciones
  2. preventas
  3. creditos
Y la tesoreria en:
  1. cobranza
  2. pagos
  3. inverciones

En mercadotecnia podríamos desglosar: estudio de mercado, prospección, publicidad y promoción, preventa, atención a clientes y enlace con instituciones de crédito hipotecario etc.

La administración del tiempo es indispensable para llegar a los objetivos propuestos en nuestro plan de acción, oportuna y eficientemente.

Los métodos para la organización y administración del tiempo son los diagramas de barras o Gráfica de Gantt; y las redes de actividades, como la Ruta Crítica y P.E.R.T.

Diagramas de Gantt: consiste en hacer una tabla en la que del lado izquierdo se describa la actividad y del lado derecho se grafique el tiempo en días, semanas, meses Lo que implica mayor conocimiento del plan y sus actividades es precisamente establecer la secuencia de ellas y sus duraciones.

Para hacer programas de cualquier magnitud, contamos con métodos como los diagramas de barraso Gráfica de Gantt y las redes de actividades, como la Ruta Crítica.

La Gráfica de Gantt nos muestra la organización jerarquizada de las actividades, su planeación y cumplimientos por tiempos específicos. Podemos observar que las barras determinan el inicio y fin de cada actividad, siendo importante tomar en cuenta ese orden y los tiempos de cada una.

Otra herramienta para la programación de proyectos es el método de la Ruta Crítica que consiste en hacer una red de actividades graficada mediante flechas y círculos, en donde las flechas marcan la secuencia de las actividades y en los círculos se escribe el día de inicio y de terminación de cada actividad. El método consiste en determinar la duración y secuencia de las actividades para formar una red; a, por lo que el retraso en alguna actividad de esta secuencia afectará a la terminación de todo el proyecto.

P.E.R.T. puede evaluar tiempos y también puede asignársele un costo a cada actividad, si deseamos darle menor duración, tendremos otro costo o  más duración, el costo disminuirá. Además de organizar y definir nuestros tiempos es necesario dar seguimiento y evaluar los resultados.

Uno de los elementos fundamentales del proceso administrativo es el seguimiento y evaluación (SyE) el cual ofrece ce un medio de vigilancia, aprendizaje y mejora, Para el caso de las organizaciones públicas le “ofrece a los funcionarios públicos, a los responsables de programas de desarrollo y a la sociedad civil un medio más adecuado para aprender de las experiencias anteriores, mejorar la prestación de servicios, planificar y asignar los recursos y demostrar los resultados, como corresponde a su obligación de rendir cuentas a las principales partes interesadas.

Algunos de los instrumentos, métodos y enfoques del SyE son los siguientes:
  1. Indicadores de desempeño.
  2. Enfoque del marco lógico.
  3. Evaluación basada en la teoría.
  4. Encuestas formales.
  5. Métodos de evaluación rápida.
  6. Métodos participa torios.
  7. Estudios de seguimiento del gasto público.
  8. Análisis de costos-beneficios y análisis de la eficacia en función de los costos.
  9. Evaluación de los efectos.

Para este módulo es importante que conozcamos únicamente qué existen diferentes métodos y herramientas para el SyE, es necesario saber que algunos de estos instrumentos y enfoques son complementarios; otros se sustituyen mutuamente. Algunos pueden ser de amplia aplicación, mientras que otros están limitados a usos concretos.

La evaluación es un elemento tan importante que es necesario llevarla a cabo conforme a lo planeado.  Darle un enfoque preventivo en lugar de correctivo y buscar no solamente el cumplimiento de metas, sino encontrar áreas en las que se pueden mejorar procesos, calidad, tiempo, eficiencia, etc.

Mejorar en su funcionamiento o estructura, es decir, todo lo que sea susceptible de mejora es un área de oportunidad. Para ello es importante que el proceso de evaluación este perfectamente planeado y sus resultados queden adecuadamente documentados para que sirvan de base en el diseño y ejecución de futuros planes y en la retroalimentación del plan evaluado.

Las organizaciones deben tener controles que garanticen su acción dentro del rango de tolerancia aceptado previamente, para que en caso de salirse de dicho rango se tomen acciones correctivas o de mejora del proceso.

Tenemos limitantes de tiempo, dinero, recursos humanos, energía, etcétera; por lo tanto tenemos que administrar es organizar los recursos disponibles con los que contamos para lograr objetivos y metas.

La  gestionar significa actuar para hacer posible un proyecto, un objetivo o una meta; la gestión va directamente relacionada con hacer todo aquello que sea necesario para que las cosas se realicen y cumplan.

Ahora bien, si sabemos que los recursos disponibles son limitados entonces tenemos ante nosotros, por lo menos dos maneras de proceder:
  1. Administrar de la mejor manera posible los recursos: Hacer más con menos y en el menor tiempo posible
  2. gestionar recursos para hacer que nuestro proyecto se cumpla.

Para gestionar recursos una manera es crear y diseñar un modelo de negocio, este es un primer acercamiento a cómo idear, crear y diseñar uno.

“Un modelo de negocio describe las bases sobre las que una empresa crea, proporciona y capta valor”; el objetivo, por lo tanto, es idear formas innovadoras y diferentes para conseguir recursos.

Estos aspectos, en general, pueden entenderse a partir de que el segmento de mercado significa el  objetivo final del servicio, bien o producto que ofrecemos, es decir, debemos conocer a quién le ofrecemos lo que realizamos.

La propuesta de valor es aquello que ofrecemos y que nos hace diferente a otros, por ejemplo podemos ofrecer mejores precios, diseños, reducción de riesgos, accesibilidad, comodidad, utilidad, etcétera. Los canales son los medios por los cuales se realizará la distribución, es decir, son las estrategias que ideamos para hacer llegar y abastecer al mercado los bienes, productos o servicios que ofrecemos.

En tanto que las relaciones hacen referencia al tipo de vínculo que se mantendrá con nuestro segmento de mercado, bien pueden ser personas, otras empresas o instituciones gubernamentales. 

Este rubro es fundamental pues implica el cómo la marca, empresa u organización se mantiene vinculada con el usuario con sus productos y servicios. Dependiendo de la calidad en el servicio y la cercanía con el usuario se hace toda una gama de ramificaciones para los distintos sectores de mercado, sectores poblacionales, sectores comunitarios o urbanos a los cuales vaya destinado el estudio de mercado.

Los nueve rubros del modelo de negocio forman la base de una herramienta útil: el lienzo de modelo de negocio. Este lienzo nos permite esquematizar y resumir nuestra idea sobre el modelo de negocios que pensamos y de la misma manera identificar en una solo documento estos importantes pasos para además de tener nuestro plan de acción, también tener nuestro modelo de negocios pensado para lograr todas las metas y objetivos.

Esta herramienta nos permitirá identificar sistemáticamente las congruencias e incongruencias de nuestro modelo, pero sobre todo será una guía para su implementación. Así como el plan de acción es nuestra guía para implementar nuestro proyecto de vida, este lienzo es la guía del modelo de negocios.