¿cómo planear por objetivos?
La planeación por objetivos es una estratégica con
el objetivo de iniciar el diseño de nuestro plan de acción, es un instrumento
de programación y control de la ejecución de un conjunto de etapas y procesos
de nuestro proyecto de vida.
Señalar los pasos concretos que daremos para
alcanzar nuestras metas y objetivos.
Analizar
el entorno para prever el escenario futuro, los riesgos y las oportunidades,
los recursos y las alternativas para lograr los resultados deseados.
Definir de manera concreta
metas y establecer los objetivos para jerarquizarlos, analizar las
alternativas para cumplirlos y elegir la que nos brinde mayores beneficios.
Es una herramienta administrativa que nos pueden ayudar a planear,
organizar, dirigir, dar seguimiento y controlar las actividades, pasos y
procedimientos de nuestro proyecto.
Son modelos de negocio para gestionar recursos a fin de sustentar
nuestro proyecto de vida.
La
administración por objetivos, la jerarquización de actividades, la
administración del tiempo, los procesos de evaluación y las herramientas de los
modelos de negocio.
La
administración por objetivos es la definición clara de metas específicas a
lograr, contemplando recursos disponibles en un tiempo determinado.
En el
proceso de planeación es indispensable saber con qué recursos contamos y cuáles
podemos conseguir, ya que tanto la planeación estratégica como la planeación
por objetivos adquieren sentido e importancia en la medida en que buscan
organizar, dirigir y controlar nuestros recursos disponibles para lograr las
metas y objetivos.
Así,
podemos darnos cuenta que para hacer un plan de acción, será necesario tener
precisos ciertos elementos como:
- Qué hacer (diagnóstico, misión y visión)
- Quién(es) lo harán (liderazgo y dirección)
- Con qué se llevará a cabo (recursos);
- Cuándo se realizará (tiempo);
- Dónde se efectuará (lugar); y
- Para qué se hará (objetivos medibles y tangibles);
Esquemáticamente
podemos ver el plan de acción y sus elementos de la siguiente manera:
Este
cuadro nos muestra algunas relaciones entre los elementos de la administración
que hemos analizado con anterioridad y otros que estudiamos ahora, como los
recursos disponibles y necesarios para nuestro proyecto de vida.
Definir
y especificar los recursos que se utilizarán, las personas que intervendrán,
los procedimientos que se seguirán, el programa de actividades y la secuencia
de las mismas, el tiempo necesario para su realización, los objetivos
detectables de cada actividad y la realización de una evaluación periódica de
la ejecución del plan.
Será
necesario contar con un programa de evaluación y control, que nos vaya
orientando acerca las desviaciones respecto de lo planeado para hacer las
correcciones oportunamente o, incluso, buscar nuevas líneas de acción.
Es
importante la definición de los elementos a utilizar en el plan de acción.
Para
el caso de nuestro proyecto de vida la situación es similar pues se requiere
plantear específicamente las metas a corto
y mediano plazo de cada unidad o
momento determinado, para ir cumpliendo nuestros objetivos.
Para
definir las actividades conducentes al logro de algún objetivo, una herramienta
muy útil es la WBS (Work Brakedown Structure) o EDT (Estructura Jerarquizada
del Trabajo) propuesta por el PMI (Project Management Institute o Instituto de
Gerencia de Proyectos).
Se parte del gran objetivo a alcanzar, y se van
formando niveles de jerarquías del trabajo hasta llegar a las actividades más
puntuales y primarias.
La
“guía de los fundamentos de la gestión de proyectos” se conoce como Project
Management Body of Knowledge o PMBOK; que
jerarquiza todo el trabajo a realizar en busca de lograr todos los
objetivos y todas las actividades concretas; es decir, presenta un mapa
detallado de las asignaciones específicas de tipos de trabajo que se deben
realizar para concretar todas las actividades de nuestro proyecto y tener un
producto final entregable.
¿Por
dónde empezar? esta herramienta nos ofrece una forma organizada de abordar el
problema en aras a construir un programa detallado para alcanzar el objetivo en
un tiempo determinado.
La
forma en que se construye este desglose del trabajo es similar a un
organigrama; se parte de un objetivo que se puede dividir en algunos objetivos
particulares o específicos que juntos garantizan el logro de la meta; cada uno
de los objetivos particulares o específicos puede a su vez desglosarse en dos o
más objetivos de tercer nivel, hasta llegar a actividades muy identificadas por
su cantidad, calidad, ejecutor o ejecutores, costo, tiempo, etcétera. Así
podemos decir que para lograr el objetivo general es indispensable haber
alcanzado todos los objetivos particulares o específicos; los cuales no pueden
darse por concluidos hasta que cada uno de ellos se haya ultimado.
Es muy
importante evitar errores como:
- Que una actividad tenga solamente una en un nivel inferior, ya que en este caso, ya no habría nivel inferior.
- Que se dupliquen actividades o metas.
- Que alguna actividad elegida pueda eliminarse sin perjudicar el logro del objetivo del nivel inmediato superior.
- En este momento (la elaboración de la WBS) no importan los costos, ni los tiempos, ni las secuencias. Lo único que importa es tener muy claro el “entregable” de cada actividad, cuya existencia sea verificable.
En el
ejemplo del desarrollo habitacional, podríamos optar por dividir el gran
objetivo “tenerlo totalmente vendido y entregado”, en las siguientes áreas:
- Finanzas (recursos financieros)
- Mercadotecnia (estudio de mercado, promoción y ventas)
- Estudio del sitio, arquitectura, diseño e ingeniería.
- Construcción.
Si
estos criterios de jerarquización los aplicamos al ejemplo del desarrollo
habitacional, tendríamos como resultado lo siguiente.
Primero, en las cuatro grandes áreas que se
indicaron arriba: finanzas; mercadotecnia; estudio del sitio, arquitectura,
diseño e ingeniería y construcción.
Después, en finanzas, esperamos que las
actividades a realizar y entregar fueran:
- Fuentes de financiamiento: tipos de fuente y montos (créditos, aportaciones de socios, pre-venta)
- Presupuestos (estimación de los costos e ingresos – utilidad esperada)
- Control de costos (comparación entre el presupuesto y lo real)
- Tesorería (cuentas de cheques, inversión, pagos, cobranza, etcétera)
- Contabilidad (balance, flujo de efectivo y estado de resultados)
- aportaciones
- preventas
- creditos
- cobranza
- pagos
- inverciones
En
mercadotecnia podríamos desglosar: estudio de mercado, prospección, publicidad
y promoción, preventa, atención a clientes y enlace con instituciones de
crédito hipotecario etc.
La
administración del tiempo es indispensable para llegar a los objetivos
propuestos en nuestro plan de acción, oportuna y eficientemente.
Los
métodos para la organización y administración del tiempo son los diagramas de
barras o Gráfica de Gantt; y las redes de actividades, como la Ruta Crítica y
P.E.R.T.
Diagramas
de Gantt: consiste en hacer una tabla en la que del lado izquierdo se describa
la actividad y del lado derecho se grafique el tiempo en días, semanas, meses
Lo que implica mayor conocimiento del plan y sus actividades es precisamente
establecer la secuencia de ellas y sus duraciones.
Para hacer programas de cualquier magnitud, contamos con métodos como
los diagramas de barraso Gráfica de Gantt y las redes de actividades, como la
Ruta Crítica.
La Gráfica
de Gantt nos muestra la organización jerarquizada de las actividades, su
planeación y cumplimientos por tiempos específicos. Podemos observar que las
barras determinan el inicio y fin de cada actividad, siendo importante tomar en
cuenta ese orden y los tiempos de cada una.
Otra
herramienta para la programación de proyectos es el método de la Ruta Crítica
que consiste en hacer una red de actividades graficada mediante flechas y
círculos, en donde las flechas marcan la secuencia de las actividades y en los
círculos se escribe el día de inicio y de terminación de cada actividad. El
método consiste en determinar la duración y secuencia de las actividades para formar
una red; a, por lo que el retraso en alguna actividad de esta secuencia
afectará a la terminación de todo el proyecto.
P.E.R.T.
puede evaluar tiempos y también puede asignársele un costo a cada actividad, si
deseamos darle menor duración, tendremos otro costo o más duración, el costo disminuirá. Además de
organizar y definir nuestros tiempos es necesario dar seguimiento y evaluar los
resultados.
Uno de
los elementos fundamentales del proceso administrativo es el seguimiento y
evaluación (SyE) el cual ofrece ce un medio de vigilancia, aprendizaje y
mejora, Para el caso de las organizaciones públicas le “ofrece a los
funcionarios públicos, a los responsables de programas de desarrollo y a la
sociedad civil un medio más adecuado para aprender de las experiencias
anteriores, mejorar la prestación de servicios, planificar y asignar los
recursos y demostrar los resultados, como corresponde a su obligación de rendir
cuentas a las principales partes interesadas.
Algunos
de los instrumentos, métodos y enfoques del SyE son los siguientes:
- Indicadores de desempeño.
- Enfoque del marco lógico.
- Evaluación basada en la teoría.
- Encuestas formales.
- Métodos de evaluación rápida.
- Métodos participa torios.
- Estudios de seguimiento del gasto público.
- Análisis de costos-beneficios y análisis de la eficacia en función de los costos.
- Evaluación de los efectos.
Para
este módulo es importante que conozcamos únicamente qué existen diferentes
métodos y herramientas para el SyE, es necesario saber que algunos de estos instrumentos
y enfoques son complementarios; otros se sustituyen mutuamente. Algunos pueden
ser de amplia aplicación, mientras que otros están limitados a usos concretos.
La
evaluación es un elemento tan importante que es necesario llevarla a cabo
conforme a lo planeado. Darle un enfoque
preventivo en lugar de correctivo y buscar no solamente el cumplimiento de
metas, sino encontrar áreas en las que se pueden mejorar procesos, calidad,
tiempo, eficiencia, etc.
Mejorar
en su funcionamiento o estructura, es decir, todo lo que sea susceptible de
mejora es un área de oportunidad. Para ello es importante que el proceso de
evaluación este perfectamente planeado y sus resultados queden adecuadamente
documentados para que sirvan de base en el diseño y ejecución de futuros planes
y en la retroalimentación del plan evaluado.
Las
organizaciones deben tener controles que garanticen su acción dentro del rango
de tolerancia aceptado previamente, para que en caso de salirse de dicho rango
se tomen acciones correctivas o de mejora del proceso.
Tenemos
limitantes de tiempo, dinero, recursos humanos, energía, etcétera; por lo tanto
tenemos que administrar es organizar los recursos disponibles con los que
contamos para lograr objetivos y metas.
La gestionar significa actuar para hacer posible
un proyecto, un objetivo o una meta; la gestión va directamente relacionada con
hacer todo aquello que sea necesario para que las cosas se realicen y cumplan.
Ahora
bien, si sabemos que los recursos disponibles son limitados entonces tenemos ante
nosotros, por lo menos dos maneras de proceder:
- Administrar de la mejor manera posible los recursos: Hacer más con menos y en el menor tiempo posible
- gestionar recursos para hacer que nuestro proyecto se cumpla.
Para
gestionar recursos una manera es crear y diseñar un modelo de negocio, este es
un primer acercamiento a cómo idear, crear y diseñar uno.
“Un
modelo de negocio describe las bases sobre las que una empresa crea,
proporciona y capta valor”; el objetivo, por lo tanto, es idear formas
innovadoras y diferentes para conseguir recursos.
Estos
aspectos, en general, pueden entenderse a partir de que el segmento de mercado
significa el objetivo final del
servicio, bien o producto que ofrecemos, es decir, debemos conocer a quién le
ofrecemos lo que realizamos.
La
propuesta de valor es aquello que ofrecemos y que nos hace diferente a otros,
por ejemplo podemos ofrecer mejores precios, diseños, reducción de riesgos,
accesibilidad, comodidad, utilidad, etcétera. Los canales son los medios por
los cuales se realizará la distribución, es decir, son las estrategias que
ideamos para hacer llegar y abastecer al mercado los bienes, productos o
servicios que ofrecemos.
En
tanto que las relaciones hacen referencia al tipo de vínculo que se mantendrá
con nuestro segmento de mercado, bien pueden ser personas, otras empresas o
instituciones gubernamentales.
Este rubro es fundamental pues implica el cómo
la marca, empresa u organización se mantiene vinculada con el usuario con sus
productos y servicios. Dependiendo de la calidad en el servicio y la cercanía
con el usuario se hace toda una gama de ramificaciones para los distintos
sectores de mercado, sectores poblacionales, sectores comunitarios o urbanos a
los cuales vaya destinado el estudio de mercado.
Los
nueve rubros del modelo de negocio forman la base de una herramienta útil: el
lienzo de modelo de negocio. Este lienzo nos permite esquematizar y resumir
nuestra idea sobre el modelo de negocios que pensamos y de la misma manera
identificar en una solo documento estos importantes pasos para además de tener
nuestro plan de acción, también tener nuestro modelo de negocios pensado para
lograr todas las metas y objetivos.
Esta
herramienta nos permitirá identificar sistemáticamente las congruencias e
incongruencias de nuestro modelo, pero sobre todo será una guía para su
implementación. Así como el plan de acción es nuestra guía para implementar
nuestro proyecto de vida, este lienzo es la guía del modelo de negocios.